Osoby, które chciałby ubiegać się o stypendium sportowe, powinny złożyć wypełniony wniosek w terminie do 15 października każdego roku. Wnioski dotyczące nagród mogą być złożone w dowolnym terminie. 

Każdego roku prezydent Miasta Bełchatowa przyznaje nagrody pieniężne i wyróżnienia dla trenerów oraz innych osób wyróżniających się osiągnięciami w działalności sportowej (regulamin poniżej). Trenerzy oraz inne osoby wyróżniające się osiągnięciami w działalności sportowej mogą składać wnioski w dowolnym terminie. Jednak najlepiej wspomniane dokumenty złożyć do końca października. Zazwyczaj nagrody wręczane są podczas inaguracji roku sportowego, który przypada koniec roku. 

Wnioski, które można popbrać z załącznika poniżej, trzeba złożyć w Wydziale Promocji, Kultury i Sportu (budynek przy ul. Kościuszki 15).